O assunto de hoje é no mínimo polêmico, mas tem pessoas que vivem nos mandando email questionando sobre isso, que é sobre como podem ficar livres da documentação física e enviar tudo a nuvem.
Vou te contar o que é possível fazer caso você deseje se livrar da documentação sem ter problemas legais nesse processo.
1- Eliminação
Somos totalmente contra incineração de documentos como já mencionei aqui no blog, mas temos contato com prestadores de serviço que diluem o material e os documentos viram papel reciclado, nós ainda pedimos um certificado de destinação em nome do cliente, de forma que sua empresa estará contribuindo para o meio ambiente.
Claro que sendo respeitado o tempo de retenção de cada tipo de documento, para saber mais sobre eliminação deixarei o link do Guia da Eliminação de Documentos.
2- Digitalização
Feito o descarte do material excedente e já não considerado necessário pela Legislação, podemos iniciar o trabalho de scaneamento e digitalização dos documentos.
Afinal se você tiver suas documentações em formato digital vai ser desnecessário mexer no físico, de forma que você poderá trabalhar de forma mais eficiente e sem depender de intermediários.
Deixarei o link do nosso post sobre Digitalização.
3- Tercerização
Agora a parte mais prática, mande suas caixas para uma empresa que preste o serviço de Guarda Documental, de forma que você somente fica com o que mais precisa e usa em sua sede.
Deixarei um post falando sobre como escolher e em que situações vale a pena tercerizar.
E é isso, você já se livrou da maior parte do Arquivo com sucesso a este ponto.
Sei que muitos desejam parar no primeiro ponto e eliminar tudo, mas isso não é bom porque muitas vezes as informações nesses documentos podem ser solicitadas por orgãos fiscalizadores, e no caso de você não ter isso previamente digitalizado e já tiver eliminado a documentação física, o seu respaldo perante a lei foi pelo ralo.
O documento digital é amplamente aceito pela maioria dos orgãos regulamentadores, no entanto, caso queiram comprovar auteticidade podem pedir a via física do mesmo.
Para saber mais sobre como tercerizar o arquivo acompanhe-nos no Blog e compartilhe este post se lhe foi útil.
