O assunto de hoje no blog tem relação com o valor atribuído a documentação dentro da empresa, sabemos como é prático ter informações quando e onde precisamos, sem que isso atrapalhe nossa rotina.
Então queremos saber de você, qual o valor que o seu Arquivo tem para você?
Já fizemos um post no passado sobre Seguro para Documentos, deixarei o link aqui para você dar uma olhada depois.
Pergunto isso devido a já ter visto a relação de amor e desprezo pelo Arquivo por parte de alguns gestores, sabemos que tem pessoas que amam seus arquivos digitais e tem verdadeira ojeriza aos documentos físicos, assim como também temos quem ame de paixão seus documentos físicos.
E o valor desses Arquivos para cada uma dessas pessoas é diferente.
No caso da pessoa que ama os Arquivos digitais se trata da praticidade, de ser fácil de consultar, rápido de compartilhar e por não se desgastar com o tempo; no caso da pessoa que ama os Arquivos físicos se trata do apego a informação no papel, no processo de assinatura e carimbo.
Independente do formato ambos têm algo em comum: a necessidade de acesso à informação.
O Arquivo é parte importante da memória de uma organização, muitas das informações ali contidas podem ser de grande valia em muitos momentos para a empresa, como no caso de prestação de contas a órgãos fiscalizadores ou comprovar pagamentos de determinados tributos, e quanto mais rápido e prático é o acesso a essas informações mais tempo a empresa pode dedicar a novos projetos e empreitadas.
Nesse caso a função do Arquivo se torna muito similar à de uma cópia de emergência num HD externo, as informações são armazenadas de forma a salvaguardar a empresa de situações cotidianas que poderiam acarretar em: atrasos, gargalos em processos, perda de tempo em busca, entre outros.
O valor do Arquivo em si não pode ser mensurado pelo papel, mas pelo dano que a falta das informações ali presentes pode gerar a empresa/organização, logicamente é possível tirar o papel e deixar o Arquivo totalmente digital mas, isso não foi nada além de uma mudança de meio, somente porque o Arquivo está na nuvem não significa que está plenamente seguro.
Uma das maiores preocupações de gestores no que tange a deixar estas informações digitalizadas é justamente pela possibilidade dos arquivos digitais serem corrompidos, perdidos ou extraviados (como em caso de crimes cibernéticos), e nenhuma empresa está totalmente imune a isso, a digitalização trouxe diversas vantagens para as empresas e para o consumidor final, mas também introduziu um tipo de perigo silencioso que acontece com frequência: Hackers.
Existem medidas para deixar dispositivos seguros e sistemas blindados contra ataques cibernéticos, inclusive tivemos a oportunidade de conhecer instituições que testam para verificar quão facilmente hackeável é o seu sistema ou site, garantindo ao consumidor informações de pontos de melhoria para manter o que é mais importante para você: suas informações.
Também é necessário ter diligência na hora da contratação de um software ou ferramenta para gerenciar suas informações, de forma que suas informações estejam seguras e que seu prestador siga as diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados.
Para saber mais sobre o valor das suas informações acompanhe nossos posts e compartilhe esse se lhe foi útil.
