O assunto de hoje no Blog deixa alguns gestores divididos, que é a terceirização do arquivo.

Se por um lado temos quem ame seus papéis e cuide de suas caixas com total cuidado e zelo, também temos quem não suporte papel e quer ver isso de longe.

O arquivo é um local delicado em muitas organizações e empresas, temos situações que cada setor tem seu arquivo e temos casos que o arquivo é um pedaço separado da empresa, sabemos que documentos são extremamente importantes para as empresas e por isso resolvemos te mostrar quando , como e porquê terceirizar seus arquivos.

Por que devo terceirizar meu arquivo físico?

A resposta para essa pergunta é ao mesmo tempo simples e complexa, simples porque eu posso te citar diversos benefícios de terceirizar a guarda de seus documentos físicos, mas ela também é complexa porque a realidade de cada empresa é muito particular.

Alguns benefícios de terceirizar são:

• Libera espaço na sua planta para atividades que podem te render mais;
• Impede que o arquivo físico fique desorganizado;
• Você não gasta mais tempo procurando documentos, basta solicitar do prestador e ele acha para você;

Você pode ter as melhores técnicas de organização de documentos mas com a concorrência nos dias da civilização global exige que as empresas se tornem cada vez mais competitivas, e não ter de cuidar de uma atividade que não agrega valor direto para o seu cliente te dá tempo de tornar a sua empresa mais competitiva.

Como faço a terceirização do meu arquivo?

Primeiramente pesquise os prestadores de serviço que prestem esse serviço e veja quem melhor pode te atender.

Alguns critérios para escolher o prestador de serviço certo:

• Pesquise a reputação da empresa;
• Tente falar com os clientes deles para saber as referências deles;
• Veja se a empresa tem reclamações (como por exemplo, no Reclame Aqui);
• Entre em contato com a empresa diretamente;
• Visite a planta da empresa prestadora de serviços para ver a infraestrutura deles;

Essas são alguns critérios bem simples para escolher um bom prestador de serviço, como regra as empresas procuram três prestadores para comparar custo-benefício.

É uma ótima prática para ter opções, mas vale a pena levar em consideração outros fatores além do preço.

Quando devo considerar fazer a terceirização?

O momento adequado de contratar a terceirização é quando sua empresa constata a necessidade desse serviço.

Por exemplo:

• Quando ninguém tem tempo de cuidar dos documentos e o arquivo físico está desorganizado;
• Quando a empresa não consegue encontrar seus documentos para atender fiscalizações e auditorias;
• Quando a empresa precisa de espaço, mas não tem mais para onde crescer dentro da planta;
• Quando os gestores precisam dar respostas mais rápidas a procedimentos/atividades cotidianas;
• Quando é necessário responder a demandas do mercado ou de gestores internacionais;
• Quando gerir esses documentos tira o foco da empresa de gerar valor para o seu cliente;
• E acima de tudo, quando todas acima são aplicáveis.

Apesar de tudo que eu citei anteriormente cabe aos gestores da empresa avaliar quando a empresa precisará desse tipo de serviço e quais critérios a sua empresa considera adequados para contratar essa empresa.

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