O assunto de hoje no Blog vem por meio dos pedidos de alguns de nossos leitores, alguns gestores consideram que seria adequado contratar um Arquivista para cuidar de suas documentações e do Arquivo dentro da empresa, e resolvemos responder a dúvida.

A resposta sensata seria depende, qual é o objetivo da contratação desse profissional?

Se o objetivo da contratação for somente a organização do Arquivo, a depender do volume de documentos talvez um Arquivista só não dê conta, você precisaria de uma equipe com o Arquivista e mais Técnicos em Documentação para fazer o trabalho todo.

Agora se seu Arquivo está todo organizado e você precisa de alguém com a competência técnica para gerir e manter a organização, realmente pode ser um bom motivo contratar um profissional como um Arquivista para isso.

Competências do Arquivista

• Planejamento, organização e direção de serviços de Arquivo.
• Planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo.
• Planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação no planejamento de novos documentos e controle de multicópias.
• Planejamento, organização e direção de serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos.
• Planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos.
• Orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos.
• Orientação quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos.
• Orientação da avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação.
• Promoção de medidas necessárias à conservação de documentos.
• Elaboração de pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos.
• Assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa.
• Organizar documentos e informações. Orientar usuários e os auxiliar na recuperação de dados e informações. Disponibilizar fonte de dados para usuários. Arquivar documentos, classificando-os segundo critérios apropriados para armazená-los e conservá-los. Executar tarefas relacionadas com a elaboração e manutenção de arquivos, podendo ainda, operar equipamentos reprográficos, recuperar e preservar as informações por meio digital, magnético ou papel.
• Organizar documentação de arquivos institucionais e pessoais, criar projetos de museus e exposições, organizar acervos museológicos públicos e privados. Dar acesso à informação, conservar acervos. Orientar a implantação de atividades técnicas. Participar da política de criação e implantação de museus e instituições arquivísticas.

• Atuar com organização do Arquivo da empresa e circulação interna de documentos;
• Atender solicitações de documentos;
• Elaborar Tabelas de Temporalidade;
• Estabelecer critérios de descarte dos documentos de Arquivos;
• Estabelecer Planos de Destinação de documentos;
• Transferir documentos para Guarda Intermediária;
• Recolher documentos para a Guarda Permanente;
• Realizar a atualização das informações do arquivo físico em sistema.

A necessidade deste profissional realizar todas as atividades acima vai depender muito da forma como é feita a gestão do arquivo, o tamanho da sua empresa e mesmo a frequência da emissão dos documentos e registros.

Vale a pena contratar um Arquivista?

Novamente, depende.

Se existe demanda por um responsável pelos arquivos físicos da empresa, então é bom considerar contratar um. Isso considerando que seu Arquivo esteja organizado e que este profissional vai dar continuidade a manutenção do mesmo.

Caso seu Arquivo esteja desorganizado, talvez somente um Arquivista não dê conta do trabalho a menos que tenha uma equipe para auxiliá-lo na tarefa e um prazo condizente, o ideal seria que esse profissional não seja interrompido durante o processo de organização do Arquivo, mas sabemos que via de regra isso não é possível.

No entanto sempre existe o custo associado a contratação de qualquer profissional e isso precisa ser levado em consideração na hora de abrir um processo de seleção na empresa, depois de fazer as contas e verificar se é saudável financeiramente para a empresa contratar mais um colaborador.

Caso seja possível, pode contratar de acordo com suas necessidades, agora caso contratar um colaborador a mais no momento não é possível, então opte por terceirização do serviço de gestão documental pois, vai sair mais barato do que manter um único profissional. Isso não é para desmotivar a contratação de Arquivistas e nem de qualquer outro profissional do ramo arquivístico.

É fato que muitas empresas podem ter um responsável pelo Arquivo e optam por terceirizar, assim como também tem empresas que preferem manter o Arquivo gerenciado com um responsável que seja da sua empresa ou empresas que tem um Arquivista e ainda assim terceirizam parte do Arquivo. É questão de escolha do que a empresa entende que é melhor.

Espero que este post tenha esclarecido quaisquer dúvidas a respeito do tópico e por favor compartilhe este post se lhe foi útil.