O assunto de hoje é muito importante para as empresas em geral, pois mexe com um ativo muito díficil de valorar da empresa que são os seus documentos.
Aqui na Só Arquivos temos o seguro do prédio e o seguro dos veículos da empresa, no entanto já fizemos várias visitas a bancos e seguradoras e nenhuma delas assegura documentos.
Mas por quê? Você deve estar se perguntando
É difícil atribuir valor monetário a um documento, de forma que mesmo que você o perca talvez o valor daquela informação para você não seja avaliado de maneira igual de ambas as partes além de ser ainda mais díficil de substituir ou recuperar.
Como disse um corretor de seguros ” Eu posso assegurar sua casa, se ela pegar fogo, sou capaz de lhe dar outra na mesma metragem , posso assegurar seu carro e caso ele seja roubado posso lhe dar outro do mesmo modelo “
De forma que na realidade não existe uma instituição que assegure seus documentos , mas calma nem tudo está perdido.
Uma das maneiras de assegurar a salvaguarda de seus documentos é digitalizando eles e os colocando na nuvem, de forma que se torna fácil replicar a informação em vários outros locais e equipamentos ao redor do globo, mesmo que aconteça um terremoto em um local e destrua a estrutura física tendo todas as informações em nuvem fica mais fácil da empresa se reerguer e continuar operando depois do ocorrido.
Mas e quanto a meus documentos físicos ?
Caso você tenha um local adequado e pessoas competentes com eles é possível salvaguardar eles dentro de sua empresa mas será necessário adotar uma série de cuidados, listarei alguns a seguir:
- Ter um local limpo e organizado para guardar os documentos exclusivamente
- Manter os documentos em caixas cuja integridade não foi comprometida
- Manter o local livre de pragas ( como baratas , ratos e traças)
- Limitar o acesso de pessoas
- Manter o local numa temperatura ambiente , sem variações bruscas de frio e calor
- Nada de iluminação quente ( que emita ondas de calor para o ambiente)
- Manter as prateleiras a 1 metro de distância da parede
- Ter um sistema de sprinkler com pó químico em vez de água
- Não manter combustíveis no local ou na circunvizinhança ( ou seja , ter o arquivo longe de postos de gasolina, refinarias de gás ou quaisquer outras atividades que possam afetar devido ao raio de explosão)
- Nada de fumar nem dentro e nem na circunvizinhança do arquivo
- Nada de consumo de alimentos ou bebidas no arquivo ( porque isso pode atrair pragas)
Essas são algumas recomendações básicas para manter um arquivo, e isso não assegura completamente a integridade dos documentos físicos no caso de alguns sinistros como terremotos ou maremotos , infelizmente o documento físico é dificil de recuperar , motivo pelo qual é interessante ter o acervo digitalizado pois assim não se perde as informações mesmo que o formato físico se perca.
Para saber mais sobre como manter seus arquivos seguros fale conosco, e compartilhe esse conteúdo se ele lhe foi útil.