Olá, sou eu novamente.

Dessa vez nosso assunto no Blog será sobre a codificação das suas caixas e alguns motivos para adotar isso em sua empresa ou organização.

O que é codificação?

É o ato de atribuir um código a um item para sua melhor rastreabilidade e controle, é muito comum fazer isso com peças de matéria prima antes de entrarem na produção.

Mas, essa medida pode ser adotada de diversas outras formas para lhe atender melhor, inclusive fazer isso em suas caixas no arquivo vai ser mais benéfico do que você poderia imaginar.

Então porque codificar?

1. Você acha o que precisa mais rápido e inibe algumas pessoas de bagunçarem o arquivo

Isso que é matar dois “coelhos” com uma cajadada (metaforicamente), colocando um código em suas caixas você terá um controle do que está dentro da mesma e caso alguém vá atrás não saberá e terá que pedir sua ajuda para procurar o que precisa.

Dica: para isso funcionar melhor não colocar no espelho da caixa o que tem dentro, senão tem o risco de alguém ir e mexer de todo modo.

2. Você vai saber o que procurar e onde

Digo isso porque às vezes pode gerar confusão onde determinados documentos estão e com a codificação isso cai drasticamente, de modo que você terá em seu controle que documentos saíram do seu arquivo. Você pode colocar em seu controle quem levou o documento, se ele retornou ou não ao arquivo e outras informações relevantes para você.

Isso é especialmente útil em situações que você precisa de uma comprovação rápida, como por exemplo: em auditorias e fiscalizações ou quando seu arquivo não é unificado, ou seja, está em vários locais diferentes podendo inclusive estar em sedes diferentes; com a codificação esse controle fica mais rastreável.

3. Você terá um histórico do arquivo

Esse passo te ajuda quando você já estiver pensando em eliminar parte da documentação, porque você vai ter acesso à “idade” dos documentos, sabendo assim o que já não é mais necessário manter segundo a legislação e o que precisa permanecer.

Também é possível usar isso para o caso de você decidir digitalizar o arquivo, mesmo porque versões digitais de documentos não envelhecem mantendo as informações que você precisa legíveis por mais tempo e quando não precisar mais delas basta excluir.

Em resumo codificar é tudo de bom, agora você deve estar se perguntando se tem alguma regra para fazer esses códigos. A resposta é sim e não.

Sim porque existem tipos de codificação que são mais comumente usados e são aceitos como padrão; e não porque esses códigos independente disso são personalizáveis e você pode sempre usar o tipo que mais lhe interessar inclusive misturando dois tipos diferentes. Apesar de o mais comum e mais usado ser o Alfanumérico.

Tipo de codificação Alfanumérica

Aqui são usadas letras do alfabeto e números para compor um código, por exemplo:

D1A2S4 – Departamento 1, Armário 2 e Sala 4

G4S7A1 – Galpão 4, Setor 7 e Armário 1

Você pode usar as letras para representar o que você precisar da maneira que você achar mais fácil de rastrear, alterando letras e números para se adequar a sua realidade, mas é bom manter um padrão para facilitar seu controle e rastreamento.

#Ficaadica: Não adianta colocar a codificação nas caixas e deixar o espelho da caixa exposto dizendo o que tem dentro.

Digo isso porque senão independente do código qualquer um vai ter acesso fácil a suas informações, e nós dois sabemos que não é isso que você quer. Então torne sua caixa mais segura por somente deixar o código e nenhuma outra informação, deixe os conteúdos de dentro das suas caixas fáceis de consultar na planilha de modo que você sempre terá o controle de onde está cada documento.

Para mais informações sobre codificação nos contate, e compartilhe esse conteúdo caso tenha sido útil.