Hoje o assunto tem muita relevância para empresas em geral : Auditoria, sabemos como ela pode ser corrida e estressante se você não tiver suas evidências/ documentos em dia e a mão.

Pensando em prepará-los caso sejam auditados, neste caso usarei a norma NBR 9001:2015 para os exemplos mas pode ser aplicável a outras normas NBR ISO, sem mais delongas as dicas.

1- Legislação e requisitos aplicáveis

Antes de tudo veja quais são as normativas aplicáveis a sua organização, isso é muito importante pois evita que você tenha de seguir normas que você não tem a obrigação de fazer e depois isso se tornar obrigatório.

Se possível faça um mapeamento das legislações aplicáveis a sua empresa ou você pode contratar o serviço de uma empresa que faça isso para você, e que mantenha as legislações atualizadas.

O interessante seria controlar essas legislações por via digital, de forma a diminuir seu controle físico de documentos.

2- Processos funcionais

Todos conhecem a abordagem do PDCA ( Plan-Do-Check-Act), aqui quando menciono processo me refiro a documentação que faz parte do seu processo e que pode ser um objeto de evidência para cumprimento ou descumprimento de algum requisito da norma.

Nesse caso esteja atento se todos os seus procedimentos internos  se interconectam de forma orgânica como um sistema, se tiver alguma ponta solta , conserte isso antes da auditoria.

Para tanto talvez seja necessário que você faça uma fiscalização na sua documentação, de forma a não ter surpresas no dia da auditoria , se puder peça ajuda de seus colegas de setor , pode tornar o trabalho mais rápido.

3- Tenha evidências para tudo

Teve um treinamento na empresa ? Grave em vídeo, áudio e tenha uma listagem de presença, se possível claro.

O procedimento mudou ? Tenha cópias de segurança, distribua uma versão em pdf aos colaboradores pertinentes, treine todos , tenha a lista de treinamento assinada , envolva a liderança da empresa e depois disso tudo teste todos para ver se entenderam mesmo.

Mas pra que disso ?

É muito problemático chegar na auditoria e não ter ”munição” para comprovar o que é dito nos procedimentos e manuais internos da organização, o que eventualmente pode gerar uma não conformidade por falta de evidências satisfatórias.

Neste caso como diria minha treinadora em auditor lead ” Peque pelo excesso”.

Só tenha zelo de não produzir provas contra si mesmo, ou trate de sanar elas antes que o infame ”dedo podre” do auditor as encontre.

4- Não esqueça dos detalhes

Parece óbvio, mas ás vezes o óbvio precisa ser dito. Questão de precaução.

Na norma NBR 9001:2015 temos o requisito 7.1.6 Conhecimento organizacional que contempla duas Notas próximo ao rodapé da página , nessas notas vai ser possível encontrar o que a norma entende por conhecimento organizacional e como isso pode ser evidenciado, caso você não dê atenção a essas notas depois do texto dos requisitos pode acabar negligenciando alguma parte importante de informação.

Minha dica aqui é : Tenha uma cópia da norma e leia atentamente , se precisar coloque post-it para colocar pontos importantes ou de interesse para que você possa se organizar melhor.

5- Mudanças , riscos e oportunidades

Como disse Lair Ribeiro ” Se você falha em planejar, está planejando falhar”.

O planejamento leva tempo para ser feito e mais tempo ainda para ser executado, geralmente no planejamento já estipulamos o que pode afetar os resultados finais ao longo do tempo, o problema é quando os problemas acontecem e a estratégia inicial já não é válida mas os gestores querem seguir ela ao pé da letra.

Darei um exemplo lúdico.

Digamos que você tenha de ir de carro até o aeroporto de sua cidade buscar um ente querido, pela sua estimativa e seu aplicativo de trânsito a rota que você escolheu levaria 30 minutos para ser feita, você entra no carro e começa a dirigir , no meio do caminho até o aeroporto acontecem situações que te atrasam e não estavam no planejamento inicial, um desvio por causa de uma obra na pista, um acidente de carro com vítimas e veículos atrapalhando a circulação na via e por fim uma batida policial onde você teve de parar o carro para provar que tinha seus documentos e estava sóbrio, todos esses percalços podiam ter sido evitados se isso tivesse sido contemplado no seu plano inicial ou se você tivesse saído da rota original e pego um atalho até o mesmo destino. A sua estimativa inicial de 30 minutos de viagem se tornou inviável, e você gastou mais tempo para atingir o mesmo objetivo.

Como aplicar isso em relação a Norma ?

Simples, durante seu planejamento não se atenha ao como fazer mas ao que você quer alcançar, mais importante que a rota a ser traçada é chegar ao destino dentro do prazo estipulado, para que isso passe pela auditoria de forma orgânica estabeleça em procedimento que o mais importante é o cumprimento dos objetivos e metas, independente dos meios usados para os colaboradores atingirem isso, caso ache essa abordagem muito radical e insegura estabeleça boas práticas como ter um plano b caso algum aspecto do planejamento falhe.

No caso dos riscos e oportunidades, cabe a organização avaliar e decidir como procederá com eles, de todo modo a empresa terá de manter as infomações sobre esses riscos em algum lugar ( seja num cd, num pen drive,  num HD externo ou numa pasta em um computador) e mais importante , ela terá de integrar essa mentalidade de risco dentro do seu sistema de gestão da Norma.

Por exemplo, digamos que você seja o gerente financeiro da sua empresa, a empresa tem um dinheiro substancial em caixa disponível e lhe incumbiu de avaliar as opções de investimentos para que a mesma possa aplicar e obter rendimentos; você tem três opções que está considerando, a primeira não oferece quase nenhum risco mas não promete uma boa rentabilidade também , a segunda opção exige mais investimento e tem um risco moderado, caso valorize a empresa ganha mas se não valorizar não perde o dinheiro, contudo você não poderá tirar esse dinheiro durante 3 anos e a terceira opção promete um alto rendimento mas tem um alto risco, se você ganhar pode triplicar o montante inicial em dois anos , caso não ganhe perderá o investimento todo.

E qual dos três investimentos você escolheria ?

Isso é uma forma muito simplória de demonstrar riscos e oportunidades, mas isso é aplicável a outras áreas da empresa além da financeira, cada tipo de pessoa e empresa vai ter uma aversão ou aceitação diferente aos riscos de forma geral, uma boa oportunidade pode vir com incontáveis riscos associados , cade ao gestor analisar o panorama e ver se valerá ou não a pena arriscar para obter a mesma. Recomendo manter o controle de riscos e oportunidades em uma planilha e atualizar semanalmente ou mensalmente , lembrando que isso pode ser alterado para melhorar sua performance.

6 – Melhoria contínua

Como diria Mark Twain ” Melhoria contínua é melhor que perfeição atrasada”.

A maioria das pessoas tem resistência a mudanças, e geralmente quanto mais tempo ela está na organização maior é a tendência de não querer mudar , para a norma NBR ISO 9001:2015 Melhoria é contemplada em dois requesitos explicitamente e em vários outros implicitamente , em resumo você, gestor vai ter de aderir a melhoria no processo quer goste dela ou não.

Melhoria continua muitas vezes é feita mas não evidenciada, tenha evidências de todas as melhorias feitas dentro da empresa sejam elas incrementais ou caso sejam inovações , tente pensar no que pode gerar mais resultado e aumentar a satisfação do seu cliente , seja ele interno ou externo.

Neste caso você pode manter evidências como fotos, vídeos ou documentos acerca das melhorias feitas, é importante ver qual tipo vai ser mais fácil de controlar e atualizar.

Isso pode ser aplicado também reunindo pessoas de diferentes setores para falar sobre a sua área, como elas não fazem o mesmo processo que você talvez te deem insights que no cotidiano não passariam pela sua cabeça porque está habituada a lidar com o mesmo procedimento e normas todos os dias.

Se você tiver dúvidas sobre as evidências de auditoria ou queira saber mais sobre documentos e auditorias, procure a Só Arquivos.Somos especialistas em documentos físicos, eletrônicos e digitais.