O assunto de hoje no Blog deixa muitos gestores irritados, que é a respeito do atraso causado pelos documentos físicos.
O documento acaba sendo gerado como uma consequência dos processos realizados dentro da empresa, mas a necessidade do meio físico estar presente nesses processos tem natureza muito mais cultural e burocrática mas, isso é variável dependendo da cultura da empresa ou organização, segmento de mercado e mesmo a quanto tempo ela existe.
Papel é um material frágil, podendo ser fácilmente destruído por praticamente qualquer meio e, no entanto é muito comum empresas terem de manter a maioria das documentações em papel por causa de mandatoriedade da legislação, apesar de os documentos digitais serem superiores aos documentos físicos quando mencionamos as vantagens que eles nos entregam, a autenticidade desses documentos e suas informações são questionadas por órgãos regulamentadores.
Segundo o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) os documentos arquivísticos digitais apresentam dificuldades adicionais para presunção de autenticidade em razão de serem facilmente duplicados, distribuídos, renomeados, reformatados ou convertidos, além de poderem ser alterados e falsificados com facilidade, sem deixar rastros aparentes. Assim, a presunção de autenticidade do documento arquivístico digital é realizada por meio da análise da sua forma e do seu conteúdo, bem como do ambiente de produção, manutenção/uso e preservação desse documento, e não apenas com base em suas características físicas ou em soluções tecnológicas.
Para garantir a autenticidade dos mesmos seria necessário ter uma cadeia de custódia ininterrupta, onde teria-se uma linha contínua de custodiadores desde o produtor do documento até o seu sucessor legítmo que garantiriam que o documento é o mesmo desde o início, não tendo sofrido alterações e assim sendo autêntico.
Documentos físicos apesar da sua fragilidade possuem processos próprios para garantir sua autenticidade, mas isso pode gerar atraso para a empresa em suas atividades devido a natureza limitada do físico.
Dentre as desvantagens dos documentos físicos podemos citar:
- Deteriora-se com facilidade, perdendo legibilidade com o passar do tempo, soltando substâncias no ambiente e sendo facilmente inflamável.
- Demanda espaço da empresa, podendo sem o devido controle e cuidado facilitar a demora na busca por informações importantes e mesmo perda de documentos.
- Não agrega valor direto a empresa e pode gerar um atraso em processos ou atividades mais relevantes à mesma.
- Não é ambientalmente correto, visto que na produção de uma folha de papel são gastos 10 litros de água.
- O descarte incorreto deles pode agredir igualmente o meio ambiente, gerando impacto ambiental.
Muitos documentos são considerados obrigatórios em formato físico por determinados órgãos públicos e pela legislação por determinados prazos, o que acaba limitando os gestores responsáveis pela documentação.
Porque não digitalizar tudo então?
A digitalização do arquivo é uma boa prática que tem de ser adotada globalmente dentro da empresa, digo isso pois facilita o rastreio e controle intraorganizacional de informações e dados, além de evitar a manutenção de controles manuais arcaios que podem gerar trabalho extra desnecessário.
No entanto existem fatores que atrapalham no processo de digitalizar para muitas empresas, tais como: não aderência da alta gestão ao projeto, não aderência de colegas de trabalho seniores, a desorganização dos documentos físicos a serem escaneados, o estado de conservação da documentação e dentre outros fatores.
A tendência de digitalizar a documentação e os processos relacionados a mesma já é evidente, contudo muitas empresas ainda estão se adaptando a essa nova realidade, especialmente algumas onde não é adotado práticas de organização e controle dessas informações.
A vantagem de digitalizar, no entanto reside no ganho de praticidade e eficiência, torna mais fácil o compartilhamento das informações e tem um custo inferior a manutenção da documentação física na sede ou filial.
Talvez a única desvantagem seja que isso é altamente acessível a diversas empresas, significando que se sua empresa não está fazendo e os concorrentes estiverem sua empresa pode ficar para trás.
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