O assunto de hoje é para quem precisa ou prefere manter seus documentos dentro de sua própria empresa, vamos ensinar algumas boas práticas para manter o Arquivo Interno impecável.
O assunto de hoje é para quem precisa ou prefere manter seus documentos dentro de sua própria empresa, vamos ensinar algumas boas práticas para manter o Arquivo Interno impecável.
- Aplique o 5S no Arquivo.
Muitos já conhecem e aplicam a filosofia do 5S nas empresas, os sensos de Limpeza, Saúde, Ordenação, Autodisciplina e Utilização serão seus aliados na manutenção de um Arquivo Interno.
Mas como posso aplicar cada um deles?
- Senso de Limpeza – O local onde fica o arquivo é mantido limpo?
- Senso de Ordenação – As caixas de documentação estão alinhadas? Não obstruindo passagens ou amontoadas ao chão?
- Senso de Utilização – É possível descartar parte da documentação da qual já não precisamos mais?
- Senso de Saúde – O local é mantido livre de pragas tais como ratos, baratas e traças?
- Senso de Autodisciplina – O que pode ser melhorado dentro do Arquivo de forma a torná-lo mais eficiente dentro da empresa?
É uma medida simples, mas muito eficaz, pois permite que você veja as falhas e rapidamente monte um Plano de Ação para corrigi-las.
2.Mantenha suas identificadas por código.
É importante deixar as caixas padronizadas de forma a evitar a identificação do conteúdo, se você deixar escrito na frente da caixa que seu conteúdo é Notas Fiscais de Entrada de Fevereiro de 2018 qualquer um que entrar no Arquivo pode mexer na mesma e não devolver o material para a caixa correta.
Do contrário, se nenhuma das caixas possuírem mais do que um código alfa-numérico na frente, somente quem tiver acesso à planilha com o código saberá o que há dentro da caixa.
3.Restrinja o acesso ao Arquivo.
Não é que ninguém vai entrar no arquivo, é preferível que um número reduzido de pessoas tenha acesso, justamente para evitar algumas situações como:
- Consumo de alimentos e bebidas na área de guarda documental.
- Pessoas não autorizadas movimentando material sem informar o responsável.
- Documentos sendo retirados para consulta e depois sendo deixados soltos em cima das caixas.
- Caixas e escadas deixadas no meio da passagem, de forma que em uma eventual emergência as saídas ficam obstruídas.
4.Mantenha uma planilha com os códigos das caixas.
Tal como mencionei no ponto 2, ter uma codificação na frente da caixa facilita a controlar o Arquivo e também evita que a bagunça se instale.
O tipo de codificação que usamos é alfanumérica e definimos da seguinte forma.
G1.2.0001.1
G1 descreve o Galpão 1 onde fica a área de guarda da caixa, 2 é o código do cliente, 0001 é o número da caixa e 1 é a posição desta caixa dentro de nossas MaxBox.
Você pode adequar o código a sua realidade, atribuindo a numeração e letras a forma como sua organização funciona.
5.Faça disso um Procedimento.
“A única certeza é a mudança.” René Descartes
Pode parecer burocrático, mas ter esse processo de boas práticas em um procedimento gera uma padronização, assim facilitando a rotina interna da organização.
A forma como esse procedimento deve ser feito vai da necessidade e tamanho da empresa que você faz parte, posso deixar aqui um Guia do Arquivo Organizado para download e você fica livre para fazer as alterações que cabem a sua situação.
Para saber mais sobre boas práticas do Arquivo fique atento a nossas postagens, e compartilhe este post se lhe foi útil.
