Hoje nosso assunto é valioso para várias empresas: Documentos Digitais, mas muitas pessoas apesar de gostarem da ideia desconhecem o tema com profundidade e assim torna-se difícil para muitas empresas compreenderem e operacionalizarem isso.

No intuito de esclarecer algumas questões vim trazer o conceito do que são documentos digitais bem como as dúvidas mais frequentes relacionadas ao tema.

O que são documentos digitais?

Segundo o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) um documento digital é um documento eletrônico caracterizado pela codificação em dígitos binários e acessado por meio de sistema computacional.

Traduzindo isso para a linguagem comum, um documento digital nasce no computador podendo ser validado digitalmente ou eventualmente fisicamente.

Dúvida 1 – Documentos digitais tem validade jurídica?

A resposta mais direta seria sim, mas temos um detalhe importante aqui a considerar que é a Certificação Digital e a Assinatura Digital com essas ferramentas os documentos terão a mesma validade de um documento físico assinado a mão ou validado em cartório.

Documentos digitalizados (ou seja, escaneados) tem validade mediante a presença do físico, mesmo passando pela certificação digital eles ainda não se equiparam aos documentos físicos aos olhos da Lei.

Dúvida 2 – Porque então devo usar documentos digitais ou digitalizados?

Apesar desse impasse da validade da documentação digital e digitalizada existem diversos benefícios em usar documentos digitais, dentre eles ganho de eficiência nos processos intraorganizacionais e interorganizacionais.

Documentos digitais tornam a vida cotidiana da empresa mais prática do que os documentos físicos, demandam menos espaço e tem controle facilitado, basicamente o documento digital entrega o valor de agilizar o trabalho dentro da sua empresa.

Dúvida 3 – E quanto ao acesso a esses documentos?

Existem diversas ferramentas que permitem aos usuários direcionar níveis de acesso a seus usuários, de forma que fica mais fácil dizer quem pode fazer grandes alterações nos documentos digitais e quem somente pode consultar e compartilhar.

Dúvida 4 – Como posso garantir a segurança dessa informação?

Nesse caso talvez seja interessante a empresa considerar uma política de segurança da informação e salvaguarda de dados, mesmo tendo sistemas codificados para serem seguros muitas empresas já tiveram sua base ”invadida” e isso infelizmente é muito comum.

O maior problema dessa questão é que muitas vezes informações importantes vazam devido à ação de ex-funcionários da sua empresa, casos em que a pessoa sai da empresa ou é demitida e ela resolve se ”vingar”, muitas vezes essas pessoas ainda tem contato com outros colaboradores ativos dentro da empresa e isso pode provocar o vazamento de dados da mesma.

Quando isso não acontece ainda existe a ameaça de um hacker não identificado invadir sua base e roubar dados de seus clientes ou colocar um vírus na máquina de algum dos seus colaboradores, mas sem pânico porque tem maneiras de se proteger, um meio bem básico de proteção é o uso de antivírus nas máquinas dos colaboradores e nos navegadores, faça backup de dados sensíveis da sua empresa regularmente e tenha uma equipe treinada para lidar com essas situações.

Aqui vale a pena seguir a regra 3-2-1 para salvaguarda de dados, resumindo tenha 3 backups em 2 mídias diferentes e uma mídia off-line.

Dúvida 5 – Então vale a pena ter esses dados na nuvem?

Na maioria dos casos sim, mas tendo eles replicados em outros locais e tendo backups de segurança, de forma que mesmo que aconteça algum desastre natural na localidade da sua empresa será muito mais fácil de recuperar informações vitais e reerguer a empresa num momento futuro.

Outra vantagem de ter as informações na nuvem é poder acessar de qualquer lugar algum documento quando você tiver necessidade.

Dúvida 6 – Quais são as ferramentas mais indicadas para fazer isso?

Temos aqui duas situações, ferramentas gratuitas e ferramentas pagas.

Ferramentas gratuitas

Vantagem

• Poder armazenar na nuvem de graça seus arquivos e acessar de mais de uma máquina/dispositivo móvel

Desvantagens

• Limitação de espaço
• Ter de criar suas próprias pastas
• Controle manual dos documentos
• Não é possível de usar corporativamente
• Depois de um tempo você tem de comprar espaço ou excluir arquivos importantes

 

Ferramentas pagas

Vantagens

• Tem estrutura para atender suas necessidades corporativas
• Se você tiver dúvidas pode solicitar ajuda de um help desk
• Você não precisa criar suas pastas ou depender de alguém para isso
• Pode deixar seus arquivos na nuvem e acessá-los de qualquer lugar
• Dependendo do software, você pode ter cópias de segurança na nuvem evitando perda de dados

Desvantagens

• É um serviço pago
• Precisa definir dentro da sua empresa os níveis de acesso a esses documentos

Dúvida 7 – Por que contratar uma ferramenta paga?

Muitas vezes ferramentas gratuitas têm limite de espaço ou um limite de tempo para serem usadas, além de muitas não poderem ser usadas de forma corporativa ou são usadas para atender outras finalidades além da sua.

Além do fator de helpdesk que muitas ferramentas gratuitas não possuem.

As ferramentas pagas em alguns casos serão mais indicadas para atender certas demandas, como por exemplo: para atender vários setores de uma mesma empresa, ou para uma empresa que precise dinamizar o trabalho de um setor que se situa em mais de uma planta, esses são somente alguns casos para ilustrar meu ponto.

Também temos o fator salvaguarda de dados, suas informações podem ser ‘‘saqueadas’’ caso não tenham a proteção devida na nuvem, com uma ferramenta paga na maioria das vezes você estará seguro contra esses tipos de situação.

Ninguém é obrigado a adotar ferramentas pagas, mas as ferramentas gratuitas são limitadas e isso vai acabar fazendo que a pessoa não tenha o máximo dos benefícios que poderia.

Para saber mais sobre nossa ferramenta de gestão de documentos físicos, eletrônicos e digitais nos consulte, e compartilhe esse conteúdo se lhe foi útil.