O assunto de hoje é um assunto importante em muitas empresas : organização de documentos , por este motivo escolhemos sete passos super simples para deixar suas documentações todas em ordem.
1- Organizar a documentação
Parece o mais óbvio , mas você precisa deixar seus documentos organizados de uma forma que seja fácil de rastrear e que possua todas as informações que são mais importantes para que isso seja feito de forma rápida.
Você pode organizar por:
- Data de entrada
- Tipo de documento
- Código
- Entre outros
O mais importante nesse momento é estabelecer um padrão de organização para essa documentação, de forma que mesmo sem consultar você vai ter uma noção de como os papéis vão estar ordenados. O que me leva ao meu segundo tópico.
2- Catalogue numa planilha
Você já organizou tudo em caixas e já tem uma lista do que contém em cada uma, agora é imperativo que você tenha uma planilha para colocar esses dados.
Alguns campos úteis podem ser:
- Setor
- Tipo de documento
- Período
- Numeração
- Observações ( outras informações relevantes)
É importante manter essa planilha atualizada e em um local fácil de achar, como por exemplo sua área de trabalho.
3- Tenha um controle por codificação
É muito comum pessoas entrarem no arquivo ou no local onde as documentações são guardadas para procurar um documento, revirarem as caixas e depois na hora de devolver colocar em qualquer outra caixa e não avisar ninguém.
Mas se todas as caixas estiverem identificadas por codificação e não pelo conteúdo a pessoa não vai saber por onde começar a procurar, e terá de se informar com a pessoa que tem acesso a planilha que diz qual o conteúdo de cada caixa.
No caso você pode adotar qualquer codificação que achar melhor, seja por mistura de letras e numeros para identificar diferentes setores ou se a documentação é da sua empresa ou de um terceiro.
4- Restrinja o acesso
A importância de restringir o acesso é para evitar situações desagradáveis, tais como a que citei anteriormente.
Isso pode ser feito tanto tendo um armário com chave para guardar os arquivos quanto ter uma sala específica dedicada para isso, é importante ressaltar que isso vai depender da sua realidade atual, caso você não tenha como delegar um espaço para esses documentos de nenhuma maneira talvez seja interessante avaliar uma tercerização desse material.
5 – Tenha um protocolo
É bom manter um protocolo para quando algo precisar sair do seu arquivo, isso poupa tempo na hora de devolver para o lugar.
Caso algum de seus colegas precise de uma documentação sua, atualize o protocolo e peça para que a pessoa assine assim você terá uma garantia que o documento saiu das suas mãos e que está com outra pessoa numa Auditoria, por exemplo.
6- Arquive tudo o que não estiver usando
Manter documentos que você manuseia com frequência por perto é necessário, mas ter pilhas e pilhas de documentos em cima da mesa vai te fazer mais mal do que bem.
Documentos envelhecem e liberam substâncias, nada tóxico mas se você tiver rinite ou sinusite vai ser o suficiente para desencadear uma crise de espirros.
Se você guardar tudo o que não usa vai deixar sua área de trabalho mais livre e saudável, permitindo que você trabalhe melhor.
7- Considere digitalizar os documentos
Esse passo é um opcional, manter os documentos em formato digital facilita sua vida na hora de consultar além de prolongar o tempo de vida do documento físico.
Muitas coisas fazem papel se deteriorar rapidamente, entre elas temos:
- Manuseio constante
- Mudança de temperatura
- Umidade
- Pragas ( desde baratas, traças até ratos)
A vantagem é que tendo o documento digital , você em geral não precisa mexer no documento físico, mesmo em audiorias e fiscalizações está se tornando mais comum a aceitação de provas digitais, mas você terá de ter um controle sobre os documentos digitais, que já pode ser em pastas no Dropbox, HD externo ou até em um Datacenter.
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