O assunto de hoje interessa a milhares de pessoas ao redor do País: Documentos digitais.

Muitas pessoas imaginam uma vida melhor no trabalho com documentos digitais, mas outros tem receio de largar as antigas boas práticas, no ânimo de convencer pessoas desconfiadas que documentos digitais valem a pena o esforço fizemos esse post.

1- São mais fáceis de controlar

Além de ser mais fácil de controlar também é mais confortável, um documento digital não consome espaço na sua planta e nem some no dia da fiscalização, quando necessário você faz uma busca rápida no seu computador e acha a informação que você precisa, caso precise adicionar algum novo documento basta colocar ele na nuvem, o que me leva aos meus próximos dois pontos.

2- São mais fáceis de distribuir

Enquanto um documento físico demanda uma série de cuidados para passar de uma pessoa para outra, o documento digital é prático, você envia uma cópia para qualquer pessoa e ainda mantém a sua e ganha eficiência com um pequeno esforço.

3- Recuperá-los não é um problema

No momento em que o arquivo deixa de ser material fica muito mais fácil de falar de salvaguarda de dados, a melhor maneira de fazer isso é ter a informação replicada em mais de uma máquina ou datacenter de forma que mesmo que um seja danificado ainda terá várias outras cópias da mesma informação disponível, tornando mais rápido se recuperar de desastres naturais ou incêndios, por exemplo, outra opção ainda nesse ponto é manter as informações na nuvem, podendo acessar de onde for independente da máquina física.

4- Podem ser acessados de qualquer lugar

Enquanto se você quiser adiantar trabalho tem de ficar no escritório depois do horário de trabalho acabar, quando você tem todas as informações que você precisa disponíveis para performar bem como um profissional, trabalhar remotamente faz cada vez mais sentido.

Não somente isso, mas caso você esteja em viagem e precise de algum documento importante para matriz da sua empresa, com o documento digital na nuvem isso se torna muito mais prático de viabilizar.

5- A informação não envelhece

Nada contra o papel, mas todos sabemos que ao longo do tempo ele perde a legibilidade, dependendo de como ele foi conservado ele pode começar a se deteriorar e soltar substâncias.

Quando você tem os documentos no formato digital a informação não deixa de ser legível, você pode manter ela o tempo que for necessário independente de quantos anos passem e ela será a mesma, na hora que você não precisar mais dela é só excluir.

6- É ecológico e saudável

Papel consome muitos recursos naturais não renováveis para ser produzido, e dentro de uma empresa ele consome energia elétrica, máquinas de impressão e tinta, isso tudo impacta o meio ambiente e a saúde dos colaboradores.

Depois que o papel começa seu “envelhecimento” ele solta substâncias no meio onde ele se encontra, não é tóxico, mas pode irritar alguns narizes se é que você me entende, para não mencionar de cortes com papel, em muitas empresas as pessoas não usam luvas manuseando os documentos permitindo assim que a pele fique exposta a cortes, e um dado interessante é que cortes superficiais (como os causados pelo papel) doem bem mais que cortes mais profundos.

Caso queira saber em detalhes sobre o tópico deixo o link aqui.

7- Menor custo de manutenção

Façamos uma conta, o quanto sua empresa gasta com papel A4, tinta, máquinas de impressão, manutenção dessas máquinas, energia elétrica e espaço destinado ao arquivo em sua planta? Imagino que vários números passaram pela sua cabeça agora, mas pense no seguinte, e se a sua operação pudesse ser totalmente digital?

Diminuiria o custo com papel porque vocês iam imprimir bem menos, consequentemente com tinta porque a tinta duraria mais tempo bem como com a manutenção das máquinas, a conta de energia ia dar uma leve diminuída visto que você não teria as impressoras ligadas o tempo inteiro, você teria mais espaço na sua planta para delegar para outras atividades mais rentáveis para a empresa e o trabalho seria feito de forma mais rápida e eficiente.

Agora um pequeno aviso, e talvez isso seja até um pouco contraditório para alguns, apesar de você poder ter todos os seus arquivos digitais não é recomendável se “livrar” dos físicos automaticamente, agora você deve estar se perguntando o porquê disso e a resposta é simples, apesar da maioria dos órgãos regulamentares aceitarem documentos digitalizados como prova muitos auditores e fiscais ainda pedem a via física, essa prática em algum momento vai deixar de ser feita, mas no momento isso ainda é uma realidade.

No caso se manter a documentação física for muito complicado, avalie uma terceirização, você libera o espaço para fazer o que você precisa, mas terá o documento físico sempre que ele for solicitado.

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