O assunto de hoje é uma dor muito comum em algumas empresas , documentos ”sumidos”.

Infelizmente , é uma verdade universalmente conhecida que é muito fácil documentos sumirem, não que seu documento tenha feito as malas e ido ao Havaí para umas férias.

Deixando a brincadeira de lado, deixo aqui 5 problemas que podem ser causados pelo tempo de demora de busca de um documento.

1- Penalidade em auditorias

Quem já passou por auditorias de normas internacionais sabe o quão simple é pegar uma não conformidade, e o quanto isso pode ser um desgaste de recursos (tempo,pessoas e dinheiro) para a empresa.

Não ter  uma evidência/documento na hora da auditoria é uma situação altamente estressante para qualquer gestor independente da área, a depender da paciência e do cronograma do seu auditor, ir procurar os documentos pode ser menos tentador que fabricar um novo, e não recomendamos isso para ninguém.

Temos um post sobre como ter uma auditoria tranquila para ajudar vocês a se prepararem para a chegada dos auditores.

2- Atraso em operações importantes

Se você trabalha com Logística ou com a área jurídica sabe como documentos são necessários para que alguns procedimentos burocráticos corram bem.

No caso da Logística, não ter todos os documentos necessários para fazer o despacho ou desembaraço aduaneiro pode representar um problema sério para o pessoal do Estoque de matéria prima , da produção ou de produto acabado ; no pior dos cenários significa ter de parar a produção porque não tem mais materia prima no estoque devido a um problema burocratico que a Logistica teve com um orgão governamental.

No caso do Jurídico, caso você trabalhe com uma empresa e tenha um ex-funcionário que diz ter ficado com alguma sequela devido a doenças laborais, cai na sua costa provar por meio dos documentos de exames periodicos do mesmo que ele estava em perfeitas condições quando saiu da empresa, caso você não tenha como provar a empresa pode sofrer punições monetárias por isso.

O que me leva ao meu terceiro ponto.

3- Multas

Talvez esse seja um dos maiores problemas para uma empresa, não somente pelo valor financeiro mas também porque dependendo da gravidade do motivo que gerou a multa, isso pode danificar a imagem da empresa perante a sociedade.

Ter de desembolsar o valor financeiro pode ser um feito oneroso e nenhuma empresa gosta de pagar multas, mas isso pode ser evitado conhecendo bem a legislação aplicável a sua empresa e o que ela exige em termos de cumprimento de normativas.

4- Documentos duplicados

Geralmente ter uma cópia de segurança é muito bom , o problema do documento duplicado é o seguinte : você talvez não tenha como saber qual é o original e qual é uma cópia , e isso pode te dar dor de cabeça no futuro.

A menos é claro que sua cópia tenha passado por uma autenticação em cartório, que necessita do documento original para ser feita, a cópia não terá o mesmo valor que o documento original.

5- Perda de documentos

Um dos principais motivos para isso acontecer é desorganização.

Lembra que no inicio deste post eu disse que era uma verdade universalmente conhecida que é muito fácil um documento sumir ?

Pois então, eu não poderia deixar esse problema de fora da lista.

No caso da perda de documentos é mais sério, pois se a empresa passar por uma fiscalização e  for constatado que o documento foi perdido, é muito provável que o problema 3(ou seja, a multa) aconteça.

Por isso recomendo que você dê uma olhada em nosso post de organização de documentos , caso você não possa organizar esses documentos , talvez seja interessante delegar isso a alguém da sua empresa ou tercerizar.

Uma curiosidade antes de ir, sabia que nenhum banco e nenhuma seguradora assegura seus documentos ? O motivo é muito simples, é dificil atribuir valor a um documento e por isso eles preferem não arriscar.

Como um corretor de seguros mesmo me disse uma vez  “Se sua casa pegar fogo, eu posso te dar outra com o mesmo valor, mas se os documentos da sua empresa são perdidos, eu não tenho como repor eles da mesma maneira que eles eram.”

Para saber mais sobre documentos físicos , eletrônicos e digitais nos consulte , compartilhe esse conteúdo se ele lhe foi útil.