Guardar documentos por tempo demais ocupa espaço — e por tempo de menos, pode gerar multas ou complicações legais. Aqui está um guia com os prazos de guarda mais relevantes, dividido por áreas:
1. Documentos de RH / Trabalhistas
Folha de pagamento: 30 anos
Contratos de trabalho: 5 anos após o desligamento
Termo de rescisão: 5 anos
FGTS: 30 anos
Cartões de ponto: 5 anos
Exames admissionais e periódicos: 20 anos (NR-7)
2. Documentos de Saúde e Segurança do Trabalho
Laudos médicos ocupacionais: 20 anos
PCMSO, PPRA, LTCAT, PGR, etc.: 20 anos
CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho): 5 anos (ou enquanto houver possibilidade de ação trabalhista)
3. Documentos Fiscais Notas fiscais (emitidas e recebidas): 5 anos
Livros fiscais e contábeis: 5 anos
SPED e obrigações acessórias: 5 anos
Imposto de Renda PJ: 5 anos 
Em caso de fraude ou sonegação, o prazo pode se estender.
4. Documentos Financeiros
Comprovantes de pagamento (boletos, transferências): 5 anos
Extratos bancários empresariais: 5 anos
Recibos e faturas: 5 anos
Contratos com fornecedores: 5 anos após término
5. Previdenciários Guias de recolhimento do INSS: 30 anos
Cópias de GFIP e GPS: 30 anos
Comprovantes de contribuição (RAIS, SEFIP): 30 anos
6. Tributos e Obrigações Acessórias
DARF, DCTF, DAS, Simples Nacional: 5 anos
Comprovantes de pagamento de tributos em geral: 5 anos
Documentação de parcelamentos tributários: 5 anos após quitação
Resumo Rápido: 
5 anos: maioria dos documentos fiscais e financeiros 
20 anos: documentos de saúde ocupacional 
30 anos: documentos previdenciários e trabalhistas mais sensíveis
Dica final: guarde sempre uma cópia digital com backup seguro. E antes de descartar, certifique-se de que o prazo foi cumprido e que não há ações judiciais em andamento.
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