Muitos gestores mantêm seus documentos dentro da empresa como um meio de economizar dinheiro, mas o que muitos não sabem é que desta forma estão perdendo dinheiro que poderia empregar em outras áreas e atividades.

1- O local onde o arquivo está poderia ser melhor usado.

Você sabe quanto custa o metro quadrado da sua empresa?

Caso não saiba sugiro descobrir pois isso vai ajudar no seu entendimento do que vou demonstrar a seguir. Vamos supor que o metro quadrado custa à sua empresa R$ 15,00 mensalmente, suponhamos que seu arquivo ocupa atualmente um espaço de 50 metros quadrados, logo você gasta com o arquivo parado na sua planta um total de R$ 9.000,00 por ano. Sendo que aqui não estou considerando a fatia do IPTU e nem um possível reajuste de aluguel.

Agora te convido a imaginar o quanto sua empresa poderia lucrar empregando melhor esse dinheiro em outras áreas mais produtivas que precisam expandir e tem dificuldade pela “falta de espaço”. Terceirizar o arquivo sai mais barato do que alugar outro local para te permitir expandir suas operações.

2- O arquivo está tão bagunçado que ninguém quer entrar lá.

Imagine o seguinte cenário: “Caixas espalhadas pelo chão, livros e pastas amontoados, corredores apertados, mal iluminados e um cheiro pungente de papel mofado no ar.”

Te soa familiar?  Meus pêsames, a situação do seu arquivo é crítica.

Já sabemos por experiência que o Arquivo é terra de ninguém em algumas empresas, isso porque existem gestores que não querem tomar a responsabilidade por um trabalho que não “aparece”, dito isso renegam o arquivo a segundo plano e a bagunça se instaura.

E como estou perdendo dinheiro aqui? Você deve estar se perguntando. Se seu arquivo estivesse organizado você seria mais eficiente e perderia menos tempo buscando informações no momento em que você precisa delas para performar suas atividades, quanto mais tempo você gasta procurando por documentos, mais dinheiro da empresa está sendo mal-empregado e menos a empresa vê o retorno do investimento dela no seu trabalho.

3- Mas, eu tenho um Arquivista na planta para cuidar do Arquivo.

” Uma andorinha não faz verão” acho que esse ditado é da época de minha avó, mas combina com a situação então usarei ele aqui hoje.

Se você tem um Arquivista e o seu Arquivo continua uma zona, você está gastando duas vezes mais do que imagina, mas antes de pensar em dar a conta do seu funcionário me permita perguntar: Quando essa pessoa entrou na empresa em que estado estava o arquivo?

É uma ilusão de muitos gestores achar que somente contratar um funcionário vai resolver esse tipo de problema, para que somente um Arquivista dê conta do serviço eu precisaria de algumas variáveis:

• Quantidade limitada de material a ser trabalhado, sem adições posteriores.
• Sem interrupções de colegas solicitando documentos.
• Disponibilidade de tempo deste arquivista para performar o trabalho num prazo de tempo condizente com a quantidade de caixas.

Se você acompanhou o raciocínio já notou que arrumar a bagunça do Arquivo pode não ser trabalho de uma pessoa só, mas de uma equipe, e de que forma posso ter uma equipe ao menor custo? Terceiriza o trabalho.

Pense na economia de não ter de pagar todos os direitos trabalhistas e encargos associados a entrada de um ou mais novos funcionários, além dos benefícios que empresas dão como: transporte, alimentação e plano de saúde.

4-Se uma auditoria batesse na sua porta hoje, você seria autuado?

Se você tem tudo o que precisa disponível a mão, não terá nenhum desespero na hora que um Auditor ou Fiscal bater na sua porta, certo?

Digo isso levando em consideração que o ônus da prova é do contribuinte, nem imagino o valor da multa a ser paga dependendo da infração que empresa cometeu, ou pior, quando não cometeu e não tem como comprovar.

Acho que não tem nada pior para uma empresa do que ter que pagar por algo que não fez, como podemos evitar esse ingrato desembolso então?

Tenha seu Arquivo organizado e documentos fáceis de encontrar, de forma que quando você precisar de uma informação você terá a mesma disponível em suas mãos.

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