O assunto de hoje no Blog é algo bem importante para empresas que desejem gerir documentos digitais, que é a segurança dos seus dados na nuvem.

No mundo de hoje muitas empresas são mais dinâmicas ao poderem acessar seus dados onde e quando for necessário graças à internet e aos documentos digitais, a grande questão é: será que eles estão seguros?

Todos já ouvimos falar de hackers, e muitos gestores de empresas têm receio/medo que informações sensíveis vazem e os danos que isso representaria para a sua empresa.

Existem diversas empresas que fornecem soluções de armazenagem de documentos na nuvem e que oferecem outros benefícios associados à gestão dessas informações, é sempre bom verificar se essas soluções possuem o benefício do certificado de segurança ssl.

Além disso, vale a pena salvaguardar seus dados em mais de uma mídia, de forma a sempre ter um backup replicado em algum lugar acessível caso você necessite de alguma informação com urgência ou caso o sistema da ferramenta que você usa apresentar algum problema.

Uma boa medida é usar a técnica 3-2-1 para salvaguardar suas informações mais importantes, a qual mencionarei mais tarde ainda neste post.

Diversas ferramentas online já possuem algum nível de segurança, mas é válido dizer que existem ferramentas “gratuitas” que podem custar mais caro no longo prazo do que uma ferramenta paga considere o seguinte cenário: Um gestor deixa todos os arquivos que mais precisa num formato digital dentro de uma ferramenta gratuita com limite de espaço, num certo dia quando seu espaço começa a acabar e alguns arquivos começam a sumir, outros não são mais possíveis de abrir, pois estão comprometidos. Digamos ainda que essa pessoa precisava ter acesso a esses documentos para uma audiência ou auditoria, não só o fato dos documentos não serem mais acessíveis a faz perder tempo como também pode comprometer a empresa caso ela não tenha uma cópia de segurança.

Mesmo com ferramentas pagas informações são perdidas em empresas por descuido com as medidas de salvaguarda de dados, por exemplo: empresas que trocam de ERP de um ano para o outro e perdem informações por falhas no backup feito, depois disso deixam alguém no setor de TI responsável por resgatar as informações perdidas e nem sempre isso é possível.

Em ambos os casos ter cópias de segurança confiáveis foi um fator crucial para a empresa, por isso é aconselhável ter três cópias de segurança em no mínimo duas mídias diferentes e uma fora do site.

Primeiramente por que três cópias?

Simples, tenha a mentalidade que seu backup original pode dar errado, partindo disso fica fácil de entender o motivo de três cópias; caso tenha uma situação de emergência e uma delas falhar, você ainda tem mais duas de reserva.

Num nível pessoal vou exemplificar você decide saltar de paraquedas, depois de todo o treinamento necessário e você já avaliado por um profissional tem a autorização para saltar, chega o dia e você salta, mas seu paraquedas principal não abre você sabe pelo treinamento o que fazer e aciona o paraquedas de reserva.

Meu ponto é: e se o paraquedas reserva ao ser acionado não abrisse?

A resposta lógica é que possivelmente você morreria na queda caso isso acontecesse, trazendo isso para a realidade agora, ter mais duas cópias de reserva não é muito, mas pode te salvar de muita dor de cabeça caso algum dia você precise delas.

Por que em duas mídias?

Mesma mentalidade, cenário diferente.

Se todas as cópias estiverem no mesmo formato de mídia, as chances de elas falharem juntas é muito maior do que em diferentes tipos, voltando ao exemplo do ERP, se cada setor tivesse um backup em um tipo de mídia e após a troca do ERP eles testassem para ver se todas as informações estariam lá, seria muito mais fácil para o setor de TI fazer a recuperação de qualquer informação que fosse perdida durante a migração.

Para isso você pode usar backups em CDs, DVDs, dispositivos USB como, por exemplo, um HD externo ou ter isso replicado em dois discos internos em diferentes locais.

E porque uma fora do site?

Aqui retomo o exemplo de manter os documentos em somente um formato e em somente um meio, na maioria dos casos nada acontece, mas caso ocorra você perde tudo.

Especialistas em investimento aconselham a não colocar todos os ”ovos” na mesma cesta, justamente, pois caso a cesta despenque você terá uma perda enorme.

Esse conselho é aplicável à segurança das suas informações, pois caso ocorra um acidente que destrua a estrutura física da sua empresa em uma planta ou também chamado de site, e todas as suas cópias de segurança estavam lá armazenadas, você perdeu duplamente.

Por isso é importante ter informações na nuvem (num meio seguro) e que possam ser replicadas em outros locais, de forma a prover segurança em situações como à acima mencionada.

Para saber mais sobre arquivamento em nuvem nos contate e compartilhe este post se ele lhe foi útil.